Budowanie zaangażowania w projekty rozwojowe

Dlaczego

Czasem w roli trenera rozpoczynam szkolenie pytając ludzi o to dlaczego tutaj (na szkoleniu) są. Często, statystycznie za często, słyszę odpowiedź „Nie wiem…”. Oczywiście jako trener bardzo szybko staram się zbudować sens i motywację uczenia się pokazując ludziom, co da im szkolenie i w jaki sposób będą mogli wykorzystać je zarówno w roli biznesowej, jak i w życiu prywatnym. Jednak to nie wydaje się być dobry moment na budowanie w ludziach zaufania do sensowności procesu uczenia się i rozwoju w organizacji. Czy nie byłoby wspaniale, gdyby każdy z pracowników brał udział w rozwiązaniach rozwojowych mając świadomość dlaczego w nich uczestniczy, po co dany program został mu zaproponowany czy dlaczego akurat teraz organizacja postanowiła zainwestować w rozwój w danym obszarze?

Kluczem do budowania zrozumienia, poczucia sensu i słynnej odpowiedzi na pytanie „A dlaczego…?”, a co za tym idzie motorem napędowym procesu zaangażowania w zmianę jest tylko i aż odpowiednia komunikacja z osobami docelowymi, czyli inaczej interesariuszami naszego projektu.

Trzy poziomy

Poniżej chciałabym przedstawić model, który pozwala zakomunikować projekt np. rozwojowy biorąc pod uwagę różne poziomy organizacji i różne potrzeby interesariuszy. Model opiera się na założeniu, że każde rozwiązanie zaprojektowane w organizacji dobrze jest promować na trzech poziomach: 

• STRATEGICZNYM
• ROLI
• INDYWIDUALNYM

Na każdym z tych poziomów poszukujemy sensu w działaniach jakie są podejmowanie, zmianach jakie są proponowane i możliwościach jakie spotykamy na swojej drodze. Potrzeby dotyczące zakresu informacji jakie musimy przekazać na poszczególnych poziomach mogą się różnić w zależności od stopnia udziału w projekcie, poziomu w strukturze etc. (bardzo pomocnym narzędziem będzie tu matryca interesariuszy). Na wyższych szczeblach zarządzania ważniejsze są informacje na poziomie strategicznym (patrz rys 1.), dla pracownika, który wysyłany jest przez firmę np. na szkolenie często najbardziej liczą się ich personalne potrzeby.

Krok po kroku

Zatem w jaki sposób można tą prostą strukturę zaimplementować do codziennej komunikacji na różnych szczeblach organizacji budując zaangażowanie? Kilka wskazówek poniżej.

Po pierwsze musimy doprecyzować jasno do kogo kierujemy komunikat (kto jest naszym interesariuszem)- od tego będzie zależało jak bardzo rozbudujemy komunikację na poszczególnych poziomach.

Po drugie weryfikujemy czy wiemy wystarczająco dużo o grupie docelowej – jaki jest ich stan wiedzy o danym projekcie, czy już wcześniej spotkali się z podobnym doświadczeniem, czego potrzebują, co zgłaszali w tym temacie jako wyzwanie etc. Im więcej informacji tym większa szansa na dopasowanie przekazu.

Na końcu projektujemy przekaz na trzech poziomach.

Poziom strategiczny

Poziom pierwszy strategiczny umożliwia przekazanie odpowiedzi na pytanie dlaczego firma w ogóle inicjuje dany proces, z czego wynika decyzja o inwestowaniu czasu i środków w projekt. Innymi słowy z jednej strony dajemy szeroki kontekst organizacyjny, z drugiej pokazujemy, gdzie ma pojawić się realna biznesowa korzyść na poziomie organizacji. Przykładowo realizację jakich celów strategicznych ma wspierać rozwój w ramach danego szkolenia online/ webinaru.

Poziom roli

Poziom drugi dotyczy określonej roli w organizacji, czyli perspektywy poziomu w organizacji jaki dany człowiek zajmuje – dlaczego dany projekt czy zmiana pojawia się na tym poziomie, dlaczego jest adresowane do właśnie tej grupy zawodowej, a nie do innej. Dlaczego ta rola akurat takiego rozwoju wymaga np. z perspektywy wymaganego profilu kompetencji. Innymi słowy jakiego efektu oczekujemy po stronie tej grupy, co ma się zmienić w ich postępowaniu, funkcjonowaniu, co przyczyni się do osiągnięcia zdefiniowanych wyżej celów biznesowych.

Poziom jednostki

Poziom trzeci dotyczy indywidualnego pracownika – to perspektywa, gdzie wszelka logika biznesowa przestaje mieć kluczowe znaczenie, a ważna staje się odpowiedź na pytanie „Co ja będę z Tego miał(a)?” Kluczem do sukcesu w komunikacji na tym poziomie jest oczywiście wiedza na temat preferencji i bieżącej sytuacji poszczególnych osób (doświadczenia, pozycji w grupie, momentu w karierze zawodowej). Na tym poziomie mamy jak najlepiej dopasować komunikat i zwrócić uwagę na te elementy, które dla danej osoby mają największe znaczenie.

Proste rozwiązanie

Połączenie tych trzech perspektyw w procesie komunikacji np. projektu rozwojowego czy zmiany (które niejednokrotnie oznaczają dla ludzi konieczność zmiany podejścia, czy zachowania) zwiększa prawdopodobieństwo, że ludzie świadomie się zaangażują.

Oczywiście zależnie od szczebla w strukturze organizacji, indywidualnych preferencji czy pochodzenia kulturowego jeden poziom może być bardziej istotny od pozostałych. Przykładowo na szczeblu Zarządu organizacji być może mniejsza będzie potrzeba budowania komunikatu opartego o indywidualne korzyści, natomiast kluczowe znaczenie będzie miał poziom organizacyjny (strategiczny). Jednak bez względu na grupę docelową szukamy argumentów na każdym z poziomów. Trzy poziomy to trzy szanse na budowanie zaangażowania.