Lekcje 2020

Rok 2020 był rokiem pełnym wyzwań i radzenia sobie z niepewnością. Jak przetrwaliśmy ten rok i jakie lekcje z niego wyciągnęliśmy, dziś chcielibyśmy się z Wami nimi podzielić:

1. Zaufanie w organizacji

Dla niektórych praca zdalna jest główną formą pracy od lat. Jednak niektórzy z dnia na dzień musieli przestawić się na ten tryb pracy, nauczyć się sztuki pracy z domu. Często problem ten ujmowany jest z punktu widzenia logistyki tego wyzwania: zarządzania czasem swojej pracy, umiejętności oddzielenia życia zawodowego od prywatnego, organizacji miejsca pracy. Jednak praca z domu stała się też okazją do diagnozy relacji między pracownikiem a jego przełożonym, zwłaszcza w zakresie komunikacji czy zaufania. Tam, gdzie zaufanie opierało się o otwartą dwustronną komunikację, tzw. ‘przejście na online’ nie wpłynęło istotnie na sposób współpracy między przełożonym a podwładnym. Natomiast w tych relacjach, gdzie ‘zaufanie’ było tak naprawdę bezpośrednią, bieżącą kontrolą pracownika, przejście w tryb pracy zdalnej mogło okazać się procesem trudnym, zwłaszcza dla przełożonych. Nagle ciężko było monitorować obecność czy aktywność. Kilka razy doszły nas nawet słuchy o pomysłach, aby pracownik podpisał dodatkowe zobowiązanie do niewykonywania w godzinach pracy obowiązków domowych. Miało to przełożonego upewnić w przekonaniu, że praca będzie stanowiła większość jego aktywności w ciągu dnia. Na szczęście wiele firm zaobserwowało nawet większą efektywność pracy w nowych okolicznościach, co pozwoliło tym niepokojącym się menedżerom uwierzyć, że inna organizacja pracy nie znaczy gorsza. W DCONCEPT utrzymujemy bliskie relacje, dbamy o komunikację i koncentrujemy się na realizacji zadań. Przy jasno zdefiniowanych celach, podziale zadań i bieżącej komunikacji jesteśmy w stanie płynnie pracować, z poczuciem komfortu i wzajemnego zaufania. Mamy nadzieję, że dopasowane do Waszych potrzeb rozwiązania pozawalają osiągnąć podobne efekty w Waszej codziennej pracy.

2. Specyfika relacji w płaszczyźnie online

Przełożenie świata rzeczywistego na online w skali 1:1 wciąż nie jest możliwe, mimo wielu naprawdę zaawansowanych rozwiązań. Mamy narzędzia, aby widzieć się i słyszeć przebywając dziesiątki i setki kilometrów od siebie. Mamy narzędzia pozwalające na pracę indywidualną i grupową, wymianę myśli, opracowywanie rozwiązań, przeprowadzanie rozmów formalnych i tych mniej formalnych, wspierających nasze relacje. Jednak jako ludzie potrzebujemy więcej do komunikacji. W świecie online nie ma dotyku, uściśnięcia ręki, bycia obok siebie podczas przerwy na kawę. Nie usłyszymy westchnięcia, nie dostrzeżemy porozumiewawczego spojrzenia sugerującego, że teraz nasza kolej na zabranie głosu, nie odczujemy wyraziście atmosfery spotkania. Nasze mózgi odbierają nawet minimalne opóźnienia i interpretują je w kontekście komunikacyjnym. Nasi rozmówcy nie patrzą nam prosto w oczy, nie widzimy ich równie dobrze, jak na żywo, reakcje emocjonalne wydają się być opóźnione i mniej wyraziste. Na ilu spotkaniach online usłyszeliście pytanie o to czy widać prezentację? Cóż, na żywo raczej nie ma takich wątpliwości. To, co wiele osób odbiera intuicyjnie, my jako DCONCEPT nie tylko zauważamy, ale też z racji doświadczenia i wykształcenia ubieramy w słowa i konkretne rozwiązania. W tym roku zebraliśmy wiele doświadczeń i pomysłów ułatwiających budowanie kontaktu online. Część z nich umieściliśmy w naszym e-booku „Efektywne szkolenia online”. Najważniejsze w budowaniu relacji w pracy online jest tworzenie przestrzeni, w której każdy może aktywnie wejść w ten proces. Nie czekajmy, że ktoś inny pierwszy zabierze głos. Zadawajmy pytania. Angażujmy się. Jeśli naszego rozmówcę kiepsko słychać, powiedzmy, zamiast czekać, aż ktoś inny zwróci na to uwagę. Bądźmy otwarci, wyrozumiali i pomocni, rozpowszechniajmy takie podejście, a wróci ono do nas. 

3. Akceptacja nowych zachowań i granic

Wszyscy chyba pamiętamy jak parę lat temu obiegło świat nagranie, w którym ekspert BBC w trakcie wywiadu na żywo stara się zarządzić niespodziewanym wtargnięciem do jego biura dwójki pociech i opiekującej się nimi żony. Filmik ten stał się przestrogą dla wszystkich organizujących spotkania online, pokazującą jak ważne jest odpowiednie zaplanowanie przestrzeni do pracy zdalnej i zabezpieczenie komfortu rozmów online. Ten rok w zakresie online’owej etykiety zmieniał się proporcjonalnie do zmieniających się wskaźników pandemii. Z dnia na dzień setki tysięcy ludzi zaczęło nadawać z kuchni, sypialni, garażu czy tarasu przed domem.  Nie dziwiły już nikogo uśmiechnięte buzie maluchów wbiegających do pokoju, kocie ogony zasłaniające widok z kamery czy odgłosy spotkania współmałżonka, który akurat prowadził prezentację po francusku na cotygodniowym spotkaniu zespołu. Nasza ‘norma’ związana z online’ową etykietą uelastyczniła się. Z dużym poziomem zrozumienia przyjmujemy zaskakujące przerywniki w spotkaniach, bo sami ich doświadczamy (ostatnio podczas spotkania mój pies postanowił rozbroić plastikową butelkę, co niestety istotnie wpłynęło na ilość dźwięków dochodzących z mojego mikrofonu). Bardzo wielu z nas po raz pierwszy zaprosiło (mniej lub bardziej chcący) fragment swojego prywatnego życia do biznesowej przestrzeni i nagle okazało się, że te dotychczasowo mrożące krew w żyłach mówiących „przeszkadzajki”, stały się niesamowitym pretekstem do podzielenia się wspólnymi doświadczeniami, rozluźnienia atmosfery na bardzo poważnym spotkaniu, czy pokazania siebie z nieco mniej formalnej strony. W spotkaniach przestało się liczyć tak bardzo „jak?”, na korzyść „co i po co?”. Ten niełatwy czas dał nam świetną lekcję tolerancji różnorodności, którą miejmy nadzieję zapamiętamy na długo.

4. Dynamika i wdrażanie zmian

Zarządzanie zmianą zawsze było jednym z ulubionych tematów rozwojowych w organizacjach, bo jak pisał Wiliam Wharton „Życie to ciągła zmiana…”. W tym roku dowiedzieliśmy się, że zmiany nawet na wielką skalę w organizacjach są możliwe i, co ważniejsze, udaje się je wdrożyć. Z początkiem roku w wielu organizacjach sposób przechodzenia na pracę zdalną był o tyle szybki, co spontaniczny. Bardzo często zmiana ta dotykała zespoły, których szefowie do tej pory twierdzili, że praca zdalna „to nie w naszej branży/ naszej firmie/ z naszymi klientami”. W krótkim stosunkowo czasie okazało się, że do wirtualnej przestrzeni udało się przenieść większość procesów. Czego nas to nauczyło? Ludzie wchodzą w zmiany, kiedy widzą ich sens – sytuacja pandemiczna dostarczyła go aż nadto. Ludzie wchodzą w zmiany, kiedy w bieżącej sytuacji dyskomfort i ryzyko przewyższa potencjalne korzyści i tu znowu lęk przed wirusem dla większości z nas był wystarczającym dyskomfortem, którego chcieliśmy uniknąć. I w końcu by zmiana się wydarzyła trzeba ułatwić pierwszy krok i dopilnować by wszystkie kolejne po prostu były możliwe do zrobienia. W naszej zeszłorocznej sytuacji oznaczało to, że biura zostały zamknięte (nie było już gdzie iść, a pierwszym krokiem było po prostu pozostanie w domu). Pracownicy wolniej lub szybciej otrzymali technologiczne wsparcie w pracy zdalnej. Dla nas w DCONCEPT zmiana nie dotyczyła przejścia na pracę online, gdyż w ten sposób funkcjonujemy od 2016 roku, ale w wielu innych obszarach my też przetestowaliśmy naszą zdolność do wchodzenia i adaptowania się do zmian i mam poczucie, że poszło nam dobrze!

5. Czas dzielenia się i troski o siebie

Zanim zadbasz o innych najpierw zadbaj o siebie. W tym roku ilość zadań i wyzwań przyrastała czasem w tempie geometrycznym. Był czas, kiedy szybko dokonywaliśmy strategicznych zmian, dostosowując się do nowych wyzwań i przygotowując całą kadrę trenerską do wysokiej jakości rozwoju do jakiej przyzwyczailiśmy naszych klientów, tym razem w formule wyłącznie online. Pomimo tego, że już od kilku lat realizowaliśmy i oferowaliśmy działania online, nie były one realizowane na taką skalę i z taką ilością trenerów. Były spotkania, calle, webinary, setki maili i tysiące wiadomości, a przy tym całe morze zadań spoza biznesu (żeby choć wspomnieć zdalną edukację, obecność większej niż zazwyczaj ilości członków rodziny w domu, zwierzęta uradowane nagłą obecnością swoich ludzkich towarzyszy i wiele, wiele innych.) W końcu zmęczenie i nam dało o sobie znać. To był czas, w którym potrzebowaliśmy zadbać o siebie indywidualnie. Nauczyliśmy się w firmie dawać sobie wzajemnie przestrzeń na wyciszenie się, przepracowanie i oswojenie kolejnego kryzysu. Takie momenty przychodziły falowo i odchodziły. Akceptacja takiego stanu rzeczy była dla nas cenną lekcją. Odzyskując własne zasoby energii i spokoju, mogliśmy dalej działać i dzielić się z naszymi partnerami i rynkiem tym, co potrafimy najlepiej. To w tym roku nauczyliśmy się, że uważność na siebie samych i innych jest bardzo ważna, a każdy potrzebuje przestrzeni na ładowanie baterii zgodnie ze swoimi preferencjami.

6. Kryzys jako źródło informacji i inspiracji do działania

Rok 2020 można nazwać rokiem kryzysów. Nie jednego a kilku i to na różnych obszarach. Do tej pory słowo „kryzys” budziło niepokój i raczej w biznesie unikało się tego sformułowania. Pamiętamy jak początkowo na kilku spotkaniach z klientami staraliśmy się znaleźć odpowiednik tego słowa, aby właśnie niepotrzebnie nie wzmacniać niepokojów w organizacji. Dziś mamy wrażenie, że zaczęliśmy „nazywać rzeczy po imieniu”. Rok 2020 pokazał, że potrafimy kryzysom stawić czoła. Że są one cennym źródłem informacji, a czasem też inspiracji do tego, żeby zatrzymać się i popatrzeć, czy to, w jaki sposób działaliśmy do tej pory, jakie kierunki rozwoju obraliśmy, jest nadal tym, czego chcemy i potrzebujemy. W DCONCEPT kryzys pokazał, że: 

• potrafimy działać pomimo obaw co będzie dalej
• rozwój i technologia, które są nam bliskie, powinny jeszcze ściślej ze sobą współistnieć
• potrzebny jest czas na działanie jak i przestrzeń do tego, żeby powiedzieć ‘sprawdzam’
• ciągły update danych jest potrzebny, by móc wyciągać adekwatne do rzeczywistości wnioski

7. Pracuj na potencjale

Praca z potencjałem jest nam bardzo bliska. O lat zapraszamy do współpracy przy realizacji projektów rozwojowych ekspertów, którzy mogą podzielić się nie tylko wiedzą, ale i doświadczeniem w różnych obszarach biznesu. To co dla nas kluczowe we współpracy to dostrzeganie ich potencjału do dzielenia się wiedzą i dobieranie do konkretnych celów i tematów rozwojowych. Nie bez powodu rozmawiając z klientami mówimy o rozwoju biznesu poprzez pracę z potencjałem i różnorodnością ludzi. Pandemia uwidoczniła to jeszcze bardziej, kiedy przyszło nam mierzyć się z różnymi wyzwaniami i podejmowaniem czasem trudnych i ważnych decyzji. Okazało się, że to właśnie w sytuacji niepewności, niedookreśloności i zmiany, na pierwsze miejsce wysuwają się nasze naturalne umiejętności. Niektóre z nich lekko uśpione w czasach komfortu i względnej pewności, nagle uaktywniają się, kiedy dochodzi do zderzenia się z czymś nowym i nieznanym, wystarczy dać tylko temu przestrzeń. Ten rok był kolejnym dowodem na to, że praca w różnorodnym zespole, gdzie każda umiejętność jest ważna i doceniana to klucz do sprawności i siły przetrwania. Sami wiemy, że czasem dyskusje w różnorodnych zespołach potrafią trwać długo i bywają wyczerpujące, ale kiedy ostatecznie znamy swoje mocne strony, swój potencjał, rozwiązania są nie tylko lepsze, ale i z większym zaufaniem do siebie podejmujemy decyzje.

Idąc z tą myślą w nowy rok, jeszcze mocniej chcemy podkreślić tą różnorodność i potencjał w naszej organizacji. Stąd zmiany w naszych stanowiskach, które ułatwią naszym partnerom współpracę i sprawność podejmowanych działań:

Katarzyna Nyga Zbroja
Managing Director
Ekspert od komunikacji i zarządzania relacjami w biznesie

Agnieszka Kotucz
Program Director
Ekspert merytoryczny programów rozwojowych

Kaja Szarras Kudzia
Project Manager
Ekspert od zarządzania logistyką projektów rozwojowych

Teraz już intensywnie pracujemy i zbieramy doświadczenia noworoczne. Gotowi na to co przyniesie nam 2021, podzielimy się tym z Wami za rok.

DOBREGO ROKU 2021!
ZESPÓŁ DCONCEPT